Как правильно работать в архивах 1892

Особенности работы

Мнение эксперта
Екатерина Колоколова
Профориентатор. Дипломированный специалист по проблемам вовлеченности детей в учебу. Имеет более 10-и лет опыта ведения семинаров, тренингов и лекций с аудиторией самого разного возраста.

Архивариус (архивист, архиватор) — это работник архива, который занимается приемом, обработкой и распределением бумаг по хранилищу, составлением каталогов. Он отвечает за учет и сохранность документов, при необходимости выдает их в ответ на официально поданные запросы

В работу к такому сотруднику попадают уже исполненные бумаги, но это не уменьшает их важности и ценности, о чем должны помнить архивариусы. 

Функции и должностные обязанности архивиста:

• ведение архивного дела на объекте;
• организация хранения документов, обеспечение их сохранности в течение установленного инструкцией срока;
• прием и регистрация поступающих бумаг с учетом особенностей подразделения, из которого они поданы;
• участие в разработке номенклатур дел, проверка правильности оформления поступающего на хранение документа;
• шифрование единиц хранения, размещение дел в соответствии с принятой на предприятии системой, ведение учета;
• подготовка описей объектов, актов для передачи бумаг на выдачу, уничтожение, списание, переправку в другую архивную структуру;
• создание справочного аппарата и алгоритмов, облегчающих процесс поиска нужной информации в архиве;
• участие в проведении экспертиз, направленных на определение исторической или научной ценности подотчетных объектов;
• оценка состояния документов, принятие решений об их реставрации, обеспечении определенных условий содержания;
• контроль за соблюдением правил противопожарной безопасности в помещениях архива;
• выдача документов или их копий в ответ на поданные официальные заявки, а также составление информационных справок на основе данных бумаг;
• внедрение современных технических средств в работу архива, оценка эффективности инноваций;
• обеспечение чистоты на рабочем месте, контроль организации труда сотрудников с учетом внутренних правил и распорядка предприятия.

В России профессия «архивариус» появилась благодаря императору Петру I. Официально это событие зафиксировано в «Генеральном регламенте», изданном в 1720 году.

Раньше архивы в основном составлялись и велись в музеях, библиотеках, государственных хранилищах. Сегодня, несмотря на активное использование электронных носителей данных, потребность в архивистах даже выше, чем это было раньше.

Такой парадокс объясняется рядом факторов. Во-первых, во многих областях жизни человека хранение документации в течение нескольких лет установлено на законодательном уровне. Во-вторых, из-за уязвимости сетей и электроники эксперты не до конца им доверяют и стараются обезопасить себя с нескольких сторон.

Немного истории

Ценные государственные документы собирались и хранились особенным способом еще во времена древнего Рима, Греции и Египта. Археологические раскопки, производимые на этих территориях позволяют исследователям достоверно утверждать, что профессия архивариуса имеет долгую историю. Подтверждают этот факт найденные инструкции о методиках ведения архивного документооборота прикладного и исторического характера.

Еще в 18 веке, благодаря императору Петру 1,в Российской Империи появились первые представители этой профессии. В «Генеральном регламенте» 1720 года прописана необходимость в каждом госоргане власти создать архивный отдел и выделить человека, который будет писать, а также заносить в реестр судебные акты. Должность получила название «актуариус», т.е. судебный писец.

Должностные обязанности актуариуса с годами только росли и вышли за пределы судопроизводства. Тогда профессия получила название архивариус.

С 1917 года при правлении государством В.И. Лениным, в каждом учреждении велся строгий документооборот архивных файлов. В учет входили не только документы с информацией о национализации церквей, усадьб, монастырей. Тщательно и бережно хранились сведения о выдающихся ученых, композиторах, художниках. Уничтожение подобных архивов каралось на законодательном уровне. Полный контроль и ответственность возлагались на архивариусов. Современное название специальности – архивист.

В 2002 году все архивисты страны ежегодно 10 марта отмечают профессиональный праздник.

Где востребованы архивариусы

Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:

• государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
• музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
• учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
• медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
• частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.

Пример должностной инструкции

Пример инструкции (стр. 2)

Пример инструкции (стр. 3)

Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.

Как получить профессию

Получить должность можно, окончив среднее специальное учреждение, либо высшее учебное заведение по специальности «документоведение и архивоведение». Обучение занимает около 4 — 5 лет — все зависит от выбранной формы обучения.

Подготовкой профессионалов по специальности занимается например, «Московский государственный институт русского языка имени Александра Сергеевича Пушкина», а также «Московский областной колледж искусств». Основными предметами обучения будут русский язык и информатика.

Получив диплом, можно работать не только архивариусом. Для трудоустройства будут доступны такие профессии:

• библиотекарь;
• секретарь;
• музеолог;
• пресс — секретарь;
• специалист кадрового делопроизводства.

Чтобы получить должность старшего архивариуса, будет необходимо высшее образование по специальности и пятилетний стаж работы при архивах.

Требования к соискателю

У архивариуса ответственная и довольно сложная работа. Именно поэтому работодатель к соискателю предъявляет высокие профессиональные требования. При трудоустройстве хранитель архива обязан:

• уметь составлять отчеты/документы с правильным оформлением;
• знать инструкции по работе с архивными материалами, нормативные акты;
• уметь работать с большим количеством информации;
• обладать грамотной речью, писать без ошибок;
• владеть компьютером на хорошем уровне;
• уметь работать с офисной техникой.

Главное условие – наличие профильного образования. Большинство работодателей предпочитают иметь дело со специалистами с дипломом высшего учебного заведения.

Не менее строги и требования к личностным качествам архивариуса. Настоящий хранитель архива должен обладать:

• терпеливостью;
• усидчивостью;
• внимательностью;
• аналитическим складом ума;
• сосредоточенностью;
• любовью к систематизации и порядку;
• пунктуальностью;
• скрупулезностью;
• организованностью;
• дисциплинированностью;
• самоконтролем.

Как правильно вернуть документы

После ознакомления, осуществления выписок и, возможно, копирования все файлы нужно вернуть обратно в хранилище. Выносить их за пределы архива частным лицам запрещается. Работник читального зала проверит, не повреждены ли документы, все ли страницы на месте. Обязательна такая проверка для:

• несброшюрованных файлов;
• уникальных документов;
• материальных ценностей.

В остальных случаях решение о ее необходимости принимает руководитель архива. Убедитесь, что после успешного прохождения проверки сотрудник поставил об этом отметку на листе-заверителе. В противном случае при последующей порче документа другим человеком виноватым окажетесь вы.

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

• Общая часть.
• Обязанности специалиста.
• Его трудовые права.
• Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

• Особенности должностных взаимоотношений.
• Условия работы специалиста.
• Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание!

Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

• порядок его приема на работу и увольнения;
• порядок его временной замены;
• умения, которыми он должен обладать;
• квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание!

Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Обязанности

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание!

Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Права

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Ответственность

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

Должностная инструкцияархивариуса

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

Должностные обязанности

Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.

В зависимости от структуры организации и объема данных, работодатель самостоятельно определяет функции архивариуса в организации, объем должностных обязанностей.

Профстандарт 07.009 используется в организациях, выполняющих оцифровку большого массива данных, в том числе за истекшие периоды времени. Должностные обязанности архивариуса электронного архива, занимающегося созданием графических образов документов электронного хранилища документов с использованием информационно-коммуникационных технологий, описаны в 3 разделе стандарта (функция 3.1). В должностной инструкции это выглядит следующим образом.

Профстандарт 07.012 больше подходит для организаций и крупных промышленных предприятий. У специалиста оцифровка (создание графических образов) является частью обязанностей. Ему необходимо знание промышленной документации, порядка и способов ее хранения. Должностные обязанности архивариуса на предприятии реализуются через более широкий спектр трудовых действий, сгруппированных в пять трудовых функций (раздел 3.1 стандарта).

Список обязанностей

В крупных компаниях сегодня почти вся работа переведена в электронный формат. Однако наиболее важные и ценные материалы, которые имеют продолжительный срок хранения, все-таки распечатывают и отдают на сохранение в архив.

Основная задача архивариуса заключается в учете и систематизации каждого входящего и внутреннего материала, который вышел из текущего документооборота и, как говорится, «ушел в архив». Также этот специалист несет ответственность за то, чтобы все документы хранились в строгом соответствии с установленными правилами, нормами и условиями.

Кроме того, архивариус обязан:

• правильно и грамотно оформлять исходящую и поступающую в заведение документацию;
• составлять описания документов;
• вести специальные учетные базы;
• знать шифры и уметь маркировать списки;
• выдавать справки;
• систематизировать имеющиеся материалы и размещать их на предназначенных для этого стеллажах;
• участвовать в комиссиях, по решению которых списывается или уничтожается устаревшая документация;
• соблюдать правила противопожарной безопасности в помещении, не допускать их нарушения.

Требования работодателя

Работа архивариуса достаточно сложная. Человек, занимающий эту должность, несет высокую ответственность. Соответственно, и требований к соискателю довольно много. Кто-то, возможно, сочтет их чересчур строгими. Однако все они призваны минимизировать количество ошибок, причиной которых обычно становится человеческий фактор.

Чтобы быстро трудоустроиться и успешно работать с перспективой дальнейшего карьерного роста, архивариус должен:

1. Знать нормативные акты, положения и инструкции по работе с архивом.
2. Знать ПК на уровне уверенного пользователя (уметь свободно работать в Word, Excel и пользоваться специальными программами электронного документооборота).
3. Уметь обращаться с различной офисной техникой (факс, принтер, сканер, копировальный аппарат и так далее).
4. Обрабатывать большие объемы информации.
5. Иметь среднее специальное либо высшее образование (последнее – предпочтительно).
6. Обладать чистой, грамотной речью – не только устной, но и письменной.
7. Уметь правильно составлять разные документы и отчеты.

Личные качества

Основная деятельность архивариуса – работа с очень большими объемами информации. Ведь каждую бумажку надо внимательно прочитать, затем зарегистрировать и назначить ей срок хранения.

Заниматься столь кропотливым и однообразным делом способен далеко не каждый. Поэтому работодатель не только предъявляет к соискателю этой должности квалификационные требования, но и оценивает его личностные качества.

Хороший архивариус обладает:

• аналитическими способностями;
• скрупулезностью;
• склонностью к самоконтролю;
• внимательностью;
• любовью к порядку и систематизации;
• дисциплинированностью и организованностью;
• пунктуальностью;
• усидчивостью и терпеливостью;
• сосредоточенностью.

Образец должностной инструкции архивариуса

I. Общие положения

1. Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
2. В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
3. Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
4. Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
   • средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
   • опыт работы с архивами от одного года.
5. Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
   • законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
   • правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
   • система сортировки документов по различным параметрам;
   • нормы приема документов в архив;
   • стандарты хранения документации в архиве;
   • правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
   • правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
   • правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
   • правила проверки корректности документации;
   • сроки проведения основных работ с документами;
   • порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
   • порядок списания и ликвидации документов;
   • нормы трудового распорядка и дисциплины.
6. Архивариус ориентируется на:
   • действующие законы;
   • профильные нормативы;
   • положения данной инструкции;
   • соответствующие документы организации.

II. Обязанности

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов

1. Обеспечение сохранности архивированной документации.
2. Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
3. Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
4. Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
5. Участие в составлении описи имеющихся документов.
6. Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
7. Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
8. Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
9. Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
10. Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
11. Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
12. Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
13. Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
14. Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
15. Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
16. Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.

III.Права

Архивариус наделен следующими правами:

1. Подписывать документы в пределах своих полномочий.
2. Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
3. Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
4. Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
5. Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

IV.Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях

1. За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
2. За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
3. За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
4. За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

Кто такой архивариус и чем он занимается

Архив с разного рода документами есть у любой организации, его обязательно нужно систематизировать и тщательно вести, чтобы не получилось неразберихи.

Некоторые виды документов имеют достаточно большой срок хранения, при этом любой из них может понадобиться в какой-то момент. Для того, чтобы иметь возможность быстро находить нужный документ в архиве, все они должны быть правильно расфасованы и подписаны.

В ведении архива очень важна скрупулезность, ответственность и кропотливость, и для этого существует специальная очень важная профессия – архивариус.

Архивариус – это сотрудник организации, который отвечает за ведение архива, он отвечает за каждую бумагу, которая попадает к нему, и если кому-либо из сотрудников понадобится найти какой-либо старый документ, он будет обращаться именно к архивариусу.

Чем занимается архивариус?

Со стороны кажется, что работа архивариуса очень простая, но на самом деле на него ложится большая ответственность за документы.

Список задач архивариуса может отличаться в разных организациях, однако, есть некоторый общий список, в который включены основные задачи:

• обработка документов и прием их в архив
• систематизация архива и его хранение
• контролирование делопроизводства
• передача необходимых документов в государственные архивы
• формирование справочников по документам, находящимся в архиве
• прием некоторых документов, которые приходят в организацию и при необходимости внесение их в архив

Помимо этих основных обязанностей обычно архивариус также должен уметь шифровать документы, следить за тем, чтобы соблюдались правила пожарной безопасности и выдавать копии документов по соответствующим запросам.

Мы живем в век технологий и информации, многие архивы теперь переходят из бумажного формата в электронный, поэтому архивариус должен обязательно знать все современные программы по работе с документами и использовать их.

Чаще всего есть вакансии на должность архивариуса в медицинских учреждениях и судах.

Требования к архивариусу

Работа архивариуса достаточно сложная, поэтому справиться с ней может не каждый, для того, чтобы качественно выполнять обязанности, человек должен обладать некоторыми личностными качествами.

Архивариус обязательно должен быть внимателен ко всему, даже к мелочам, любить порядок и структурированность, а также быть достаточно усидчивым, ведь эта профессия предполагает много похожей по типу работы.

Овладеть профессией архивариуса можно в колледже, а также в ВУЗе, образование для данной профессии является обязательным.

Человек, получивший высшее образование по данной специальности может стать старшим архивариусом, в крупных компаниях эта должность является достаточно значимой.

В учебных заведениях будущих архивариусов учат таким профессиональным навыкам, как правильное составление документов и отчетов, эксплуатация необходимых для работы технических средств, проведение экспертиз.

Также студенты изучают систему делопроизводства и нормативных актов, которые регламентируют ведение архивов.

Сколько получают архивариусы?

Зарплата архивариуса – это самый большой минус данной профессии, потому что получают они совсем немного. На данный момент зарплаты по России составляют примерно 15-22 тысячи рублей, но в некоторых регионах они составляют более 30 тысяч.

Оплата труда зависит от квалификации специалиста, от полученного им образования, от должности (старший архивариус в компании получает зарплату гораздо большую, чем обычный), компании, в которой он работает и региона, в котором он находится.

Порядок доступа и ограничения

Они также регулируются законодательством. Ограничения затрагивают очередь доступа к документации, содержащей данные государственной (или же охраняемой государством) тайны или информацию о личной или семейной тайне (в таком случае срок хранения составит 75 лет со времени составления документа).

Стоит отметить, что архивы должны безвозмездно выдавать юридическим и физическим лицам оформленные бумаги (копии или справки архивных документов) в сроки, которые для этого установлены законодательством. Такие документы требуются для социальной защиты, пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций.

Архивная документация, изъятая как вещественная улика (в соответствии с законами Российской Федерации), подлежит обязательному возвращению.

Несоблюдение правил, нарушение законодательства РФ об архивном деле влечет за собой административную, уголовную и правовую ответственность.

Какое образование необходимо?

Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.

Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.

Выпускники получают степень бакалавра.

Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:

• документовед;
• библиотекарь;
• музеолог;
• специалист кадрового делопроизводства;
• историк (историк-архивист);
• делопроизводитель;
• помощник руководителя (секретарь, офис-менеджер).

Перспективность профессии

Агентство стратегических инициатив выполнило анализ современного рынка труда и определило ряд профессий, которые должны исчезнуть в течение ближайших десяти лет. В этот список попал и архивариус. Почему же его причислили к «пенсионерам»?

Библиотекаря и архивариуса в сегодняшнем понимании профессии уже не будет. Однако не спешите расстраиваться. Вся деятельность, связанная с управлением архивными документами, перейдет в интернет. К тому же кто-то же должен будет хранить подлинники оцифрованных документов.

Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия архивариус подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем
пройти тест на профориентацию от
Профгид.
Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь.
Узнать больше >>

Зарплата архивариуса

На рабочем месте архивариусы в большинстве случаев выполняют рутинные действия, у многих из них масса свободного времени. Это сказывается на зарплате, которая как в регионах, так и в столице, редко доходит до среднего уровня. У рядового сотрудника оклад обычно составляет от 15 до 25 тыс. рублей. Он может быть выше у тех, кто берет больше смен, чем предусмотрено по стандарту, а также у руководящих работников. В частных компаниях архивисты получают 30-40 тыс. рублей.

Россия
16000—40000 ₽

Москва
30000—130000 ₽

Где получить профессию

Чтобы стать архивариусом, нужно получить специальность по направлению «документоведение и архивоведение». У такого образования есть существенный плюс — во время обучения студенты довольно тщательно изучают правила создания и обработки документов, документооборот. Это позволяет при желании сменить должность архивиста на место секретаря, делопроизводителя, кадровика.

Где востребованы архивариусы

Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:

• государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
• музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
• учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
• медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
• частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.

Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.

Заключение

Профессия архивариуса подойдет спокойному и рассудительному человеку, которому нравится все «раскладывать по полочкам» и систематизировать. В ней в основном приходится работать с документами, действуя по уже прописанным инструкциям. Процесс не подразумевает практически никакого творчества. При этом в случае устройства в частную компанию можно рассчитывать на достойный доход.

Кто такой архивариус и что он делает на работе?

С древних времен все рукописные достижения человечества собирали в библиотеках, музеях и всевозможных хранилищах.

Специально для сбора, систематизации и складирования бумаг существуют архивы, функционированием которых занимаются архивариусы.

Что означает слово «архивариус»?

В русский понятие «архивариус» попало из латинского языка. Слово archivarius означает «начальник архива», хотя позже в своем словаре Ушаков называл этих работников несколько иначе – заведующими архива.

В России должность архивариуса появилась в 1720 году благодаря Петру I, который издал указ о создании системы организации государственных учреждений и назначил чиновников для прилежного сбора писем и составления реестров.

Кто такой архивариус?

В современном понимании архивариус – это любой работник архива, будь то начальник, заведующий или простой служащий. Его основная задача – правильно организовать работу архивного учреждения и надлежащим образом проконтролировать документооборот.

Архивариус должен в совершенстве знать государственную систему делопроизводства, владеть информацией в области законодательства, норм составления и хранения документов, а также иметь представление о ведении отчетности и правилах эксплуатации деловых бумаг.

Важнейшими качествами этой профессии можно назвать оперативную память и особый тип мышления, позволяющий хорошо запоминать и анализировать большие объемы информации.

Чем занимается архивариус?

В сферу деятельности архивариусов входит обеспечение сохранности документации, поддержание порядка ее хранения и использования. Работник архива занимается приемкой и регистрацией документов, поступающих из разных организаций, оформляет регистрационные карточки и сводные описи, создает банк данных и выдает документы или их копии по требованию.

В некоторых случаях функции архивариуса включают в себя доставку документации юридическим и физическим лицам, а также контроль правил пожаробезопасности внутри архивного учреждения.

Где востребованы архивариусы?

Архивариусы могут работать в различных сферах хозяйствования. Например, государственные учреждения используют их труд для учета смертности и рождаемости, хранения копий свидетельств о рождении, браке и прочих бумаг.

Востребована эта должность и в медицине. Лечебные учреждения, больницы и поликлиники нуждаются в грамотном хранении историй болезни и карточек пациентов, а научные институты – записей докторов и исследователей, изучавших те или иные заболевания.

Иногда архивариусы работают на частных лиц. Если богатая семья хочет составить свое генеалогическое древо или постоянно поддерживать в порядке коллекцию семейных исторических записей, она пользуется услугами архивных работников.

Зачем нужны архивариусы?

Архивариусы играют важную роль хранителей текущей и прошлой документации. От того, насколько качественно и грамотно организована систематизация бумаг, во многом зависит сохранение нашего прошлого.

Должностные обязанности архивариуса

Основные должностные обязанности архивариуса, что довольно очевидно, заключаются в работе с архивом. Архив зачастую представляет помещение, в котором находятся на хранении различные документы. Специалист должен обеспечивать их сохранность, при необходимости сортировать, проводить их переучет. Также, в его задачи входит создание и оформление документации, отчетов.

Так как архивист — это профильная специальность, на некоторых предприятиях он может заниматься экспертизой для оценки документов.

Архивист должен по необходимости производить копии нужных документов, для выдачи. Составление справок, на основе документации, которая имеется в наличии архива также входит в должностные обязанности работника.

Основные функции архивариуса

Как уже говорилось выше, в функции архивариуса входит систематизация, проведение экспертизы документов. Помимо выписки справок, хранения, документов, а также предоставления их копий по необходимости, архивист отвечает за безопасность. Могут случится какие либо аварии, без состава вины рабочего, при которых документация окажется поврежденной, например:

• пожар;
• землетрясение;
• химические повреждения.

В таком случае, архивист в первую очередь должен оценить степень повреждения документов. Дальнейшие действия должны быть прописаны в служебных обязательствах, но в основном все сводится к тому, что сотрудник архива должен будет предоставить опись повреждений вышестоящему руководству.

Архивист должен заниматься постоянным мониторингом имеющихся архивных данных. В случае, если некоторые документы потеряли актуальность или пришли в негодность — они подлежат утилизации.

Как происходит назначение архивариуса на должность

В основном, назначение архивариуса на должность происходит без каких либо особенностей. Руководству достаточно лишь убедиться в наличии профильного образования по специальности «архивное дело». Однако даже если подобное образование такого типа отсутствует, нужные навыки легко можно получить на спецкурсах. Опыт работы обычно не требуется.

В некоторых случаях, предыдущий работник архива, может составить акт приема-передачи документов новому архивисту. В данном документе указывается перечень данных хранящихся в архивном помещении, а также место их расположения.