Образец резюме делопроизводителя 👔 как составить резюме на работу архивариуса, делопроизводителя

Образец типовой должностной инструкции заместителя генерального директора

І. Общие положения

1. Заместитель генерального директора принадлежит к категории «руководители».

2. Заместитель генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору.

3. Назначение на должность заместителя генерального директора и освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора.

4. В период отсутствия заместителя генерального директора его функциональные обязанности, ответственность, права переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. На должность заместителя генерального директора назначается лицо, имеющее высшее экономическое или юридическое образование и опыт работы на руководящих должностях не менее пяти лет.

6. Заместитель генерального директора должен знать:

• нормативно-правовые акты, регламентирующие финансовую, экономическую деятельность организации;
• гражданское, финансовое, налоговое, трудовое право;
• организационно-штатную структуру компании, производственные мощности, основы технологии производства;
• планы производственно-хозяйственной, финансово-экономической деятельности организации;
• порядок заключения и исполнения договоров.

7. Заместитель генерального директора в своей деятельности руководствуется:

• законодательными актами РФ;
• Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности заместителя генерального директора

На заместителя генерального директора возложены следующие функциональные обязанности:

1. Контролировать финансовую, хозяйственную деятельность компании.

• результативное использование материальных ресурсов, сокращение потерь, ускорение оборачиваемости средств;
• своевременное заключение хозяйственных, финансовых договоров;
• выполнение договорных обязательств.

• разработкой мер по сбережению ресурсов;
• совершенствованием расходов сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей;
• улучшением экономических показателей;
• повышением результатов деятельности организации;
• укреплением финансовой дисциплины;
• предупреждением недостаточных или излишних запасов товарно-материальных ценностей, перерасхода материальных ресурсов.

4. Содействовать своевременной подготовке сметно-финансовых и иных документов, расчетов, отчетности.

5. Представлять интересы организации в государственных, коммерческих учреждениях, в пределах своей компетенции.

• работников на предмет следования трудовой и производственной дисциплине, правилам охраны труда, требованиям противопожарной защиты;
• исполнение распоряжений и приказов генерального директора.

7. Информировать генерального директора о темпах предусмотренных работ и мерах по ликвидации выявленных недостатков.

ІІІ. Права

Заместитель генерального директора имеет право:

1. Привлекать к решению возложенных на него задач других должностных лиц организации.

2. Назначать лиц, ответственных за выполнение установленных работ.

3. Разрабатывать, подписывать документы, в рамках своей компетенции.

4. Представлять интересы организации по доверенности в государственных органах, перед контрагентами и иными сторонами.

5. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

6. Участвовать в работах по подготовке приказов, инструкций, указаний, смет, договоров и иных документов.

7. Информировать генерального директора о всех выявленных недостатках в процессе своей деятельности и вносить предложения по их ликвидации.

8. Определять служебные обязанности для подчиненных работников.

9. Запрашивать информацию, документы, необходимые для выполнения собственных должностных обязанностей.

10. Выдвигать требования к руководству организации об обеспечении условий для исполнения функциональных обязанностей.

ІV. Ответственность

Заместитель генерального директора несет ответственность за:

1. Предоставление недостоверной информации.

2. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

3. Нарушение решений, постановлений, положений руководства организации.

4. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

5. Ненадлежащее исполнение собственных должностных обязанностей.

6. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

Формат заполнения анкеты

Вы будете находиться в самом центре компании, поэтому определенный уровень профессионализма в данном случае будет обязательным условием. Анкета должна отражать вашу компетенцию, быть лаконичной, уникальной, понятной. Грамотное заполнение бланка резюме станет гарантией получения должности, соответствующей указанным запросам. Заполняя анкету: старайтесь различать специфику работы секретаря-делопроизводителя и секретаря общего профиля.

Резюме секретаря-делопроизводителя, разработанное по шаблону, это документ, включающий отдельные блоки, которые обязательно должны быть заполнены.

Здесь размещают:

• фото для создания впечатления о внешности соискателя;
• указание ожидаемой должности;
• контакты;
• данные об образовании, подготовке;
• перечень профессиональных и общих навыков.

Проявите уважение к потенциальному работодателю, размещая в бланке реальные сведения. Соблюдайте деловую этику, краткость и корректность. Цель документа – показать, что ваши способности, цели, задачи соответствуют тому, что ищет наниматель. Даже если секретарской деятельности у вас не было.

Должностные обязанности Делопроизводителя

Функционирование любой компании не обходится без обслуживания серьезного объема документов. Это могут быть бланки заказов, бухгалтерские бумаги, различные разрешения, документы внутреннего использования и т.д. В былые времена работа со всеми бумагами, как правило, возлагалась на секретаря. Однако современные крупные компании уже мало похожи на небольшие фирмы. Многим из них требуются целые отделы секретариата, которые состоят из работников с разделенными полномочиями. Именно в таком штате и состоит делопроизводитель. Представители данной профессии встречаются не только в крупных компаниях. Они также трудятся в архивах, образовательных учреждениях, картотеках.

Среди основных обязанностей делопроизводителя можно выделить следующие:

• ведение документооборота;
• работа с корреспонденцией;
• контроль исполнения документов;
• работа с архивами.

Также делопроизводитель может выполнять некоторые функции секретаря. Например, осуществление звонков клиентам, перевод текстов, выполнение поручений начальства.

Плюсы и минусы

К достоинствам профессии можно отнести высокий спрос на специалистов делопроизводства. Также есть возможность трудоустройства в достаточно крупные организации, как частные, так и государственные. Это дает возможность сотрудникам профессионально совершенствоваться и расти по карьерной лестнице. Специальность предусматривает работу в коллективе и возможность развития переговорных навыков.

Недостатками специальности считаются сидячий образ жизни, который со временем может привести к различным характерным для малоподвижного образа жизни заболеваниям. Кроме того, начинающий сотрудник, даже в большой фирме будет получать невысокую заработную плату. А количество обязанностей даже на начальном этапе останется большим.

Секретарь, документовед, делопроизводитель: профстандарт или справочник?

До 2015 года основным документом, устанавливающим квалификационные требования к секретарю (делопроизводителю) и наиболее четко описывающим его должностные обязанности, оставался ЕКС — «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Первый раздел справочника содержит отдельные описания четырех функционально схожих специальностей:

• документовед;
• секретарь-машинистка;
• секретарь руководителя;
• секретарь незрячего специалиста.

Разумеется, каждая должность имеет свои нюансы. Например, секретарю незрячего человека для работы требуется знание рельефно-точечного шрифта Брайля, а документоведу — знание основных методов исследования, проектирования и развития документационных систем. Но по мере актуализации требований к секретарской работе появилась необходимость в разработке нового стандарта профессии. Так появился профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда РФ №267н от 6.05.2015г.

О поэтапном переходе на новые стандарты работы и предстоящей отмене тарифно-квалификационных справочников читайте в электронном журнале «Кадровое дело»:

Разрабатывать отдельный профстандарт «Секретарь руководителя» или «Делопроизводитель» не пришлось, поскольку предложенный разработчиками документ уже содержит полный перечень требований к административно-управленческому персоналу, занимающемуся приемом посетителей, обработкой телефонных звонков и работой с документами:

Возникает резонный вопрос: на какой свод требований должен ориентироваться работодатель, в штате которого есть секретарь, профстандарт или справочник? Если речь идет о муниципальном или государственном учреждении, ответ однозначен: профстандарт. Что касается коммерческих компаний, то окончательное решение в большинстве случаев остается за работодателем.

На сегодняшний день законодатель требует применять профстандарты только к отдельным должностям, для которых они обязательны. Речь идет о профессиях, дающих право на компенсации или льготы (например, досрочный выход на пенсию), либо связанных с особыми требованиями к квалификации или состоянию здоровья сотрудника.

Вопрос из практики

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Вероника ШАТРОВА, эксперт по трудовому законодательству, издатель и автор Электронной Системы Кадры, журнала «Кадровое дело» и других профессиональных изданий для специалистов по кадрам и HR

Читать дальше: Как правильно отменить судебный приказ по кредиту

Да, отменят, но такая отмена будет происходить постепенно. ЕКС и ЕТКС планируют заменить профессиональными стандартами, а также отдельными отраслевыми требованиями к квалификации работников, которые утвердят законодательными и иными нормативными правовыми актами. В некоторых сферах такие акты уже утверждены. Например…

Резюме делопроизводителя, образец:

Резюме

Ширяева Александра Алексеевна

Цель: соискание должности «делопроизводитель»

Ожидаемый уровень заработной платы: от 40000 рублей.

Образование:

Высшее 2016г., Историко-архивный институт, г. Москва, документоведение и архивоведение, документовед.

Опыт работы:

01.08.2016 — по наст.время

ООО «Продукт» г. Москва, оптовая продажа продуктов питания

Должность: делопроизводитель

Должностные обязанности:

1. Регистрация входящей и исходящей документации, ведение журналов учета и реестров, в том числе электронных.
2. Формирование папок для хранения документации.
3. Подготовка документации к передаче в архив, контроль выполнения требований к срокам хранения документации.
4. Оформление документации, писем, приказов по компании.
5. Рассылка документации сотрудникам компании, контроль ознакомления с документами.
6. Копирование, сканирование документации.
7. Работа с почтовыми отправлениями: подготовка писем к отправке, регистрация полученных писем и посылок.
8. В период отсутствия менеджера по кадровому делопроизводству, оформление табелей рабочего времени, приказов по персоналу: прием, увольнение, оформление отпусков.

Причина смены работы: низкая заработная плата.

Дополнительная информация:

Знания иностранных языков: французский со словарем

Владение компьютером: опытный пользователь (Microsoft Office, 1С)

Водительские права: нет

Стаж вождения: нет

Наличие личного автомобиля: нет

Личные качества: внимательность, пунктуальность, люблю порядок во всем, обучаемость, системное мышление, неконфликтность.

Профессиональные навыки: навык организации регистрации документов, навыки в организации хранения документации, знание основ КДП.

Рекомендации: предоставлю по требованию.

Готовность к командировкам: не готова

Готовность к переезду: не готов

Резюме делопроизводителя

Ежедневно данный специалист пропускает через свои руки тонны важной информации, которую необходимо прочитать, отобрать, проанализировать, обработать и в случае надобности отправить нужному адресату

• Некоторые организации объединяют эту работу с должностью секретаря делопроизводителя. А это подразумевает выполнение личных указов начальства, отвечать на звонки и напрямую общаться с клиентами, а в особо редких случаях, приходится даже переводить документацию на другой язык, так что знание английского здесь не будет лишним.
• Вакансия экономиста делопроизводителя требует также определённых знаний в области экономики и осведомлённости в сути экономических вопросов.

Устраиваясь на эту должность, стоит понимать, что эта профессия перспективна только в больших компаниях, где на вакансию секретаря выпадает действительно большая ответственность.

Профессиональные навыки, которыми необходимо обладать для резюме и качественной работы:

• уметь вести документооборот фирмы,
• вести телефонные разговоры с клиентской базой,
• своевременно оформлять документацию,
• вести архив,
• знать главные пункты единой государственной системы делопроизводителя.

Чаще всего предъявляют следующие требования соискателю:

• наличие высшего образования,
• владение ПК и офисным оборудованием,
• быть коммуникабельным,
• иметь опыт работы от одного года.

К личным качествам необходимым к работе нужно отнести: конечно, коммуникабельность в первую очередь, затем ответственность и внимательность, оперативность и чистоплотность, а также честность и сдержанность.

Основные положения должностной инструкции специалиста по делопроизводству

Сама должностная инструкция разрабатывается руководителем организации или иным лицом, на которое руководитель возложит подобного рода обязанности (например, сотрудником отдела кадров). В инструкции подробно изложены все функции и обязанности делопроизводителя. Такое подробное описание необходимо для того, чтобы сам делопроизводитель четко знал, в чем заключается его работа и чтобы руководство не перекладывало на работника не свойственные его должности обязанности. Таким образом, должностная инструкция служит своего рода перечнем обязанностей, а также защищает делопроизводителя от лишней нагрузки.

После  того как в инструкцию внесены все необходимые пункты она должна быть заверена руководителем организации/ведомства и подписана им, а также лицом, принимаемым на должность специалиста по делопроизводству.

Пункты должностной инструкции могут быть различными, в зависимости от направления деятельности организации. Однако существует ряд основных положений, которые традиционно включают в инструкцию:

• Общие положения. В данном пункте обычно указывают основные требования к сотруднику, такие как наличие необходимого образования, требуемый опыт работы в данной области, знания нормативной базы, уровень знания компьютера и офисных программ, владение иностранными языками, другие личные и профессиональные качества работника;
• Профессиональные обязанности. В данном пункте, максимально подробно расписываются все обязанности сотрудника, что позволяет избегать сложных или спорных ситуаций в процессе работы;
• Права сотрудника. В данном положении инструкции оговариваются все права, которыми обладает делопроизводитель, такие как уровень доступа, к определенной информации, право самостоятельно подписывать какую-либо документацию, принятие самостоятельных решений в определенных ситуациях и прочее;
• Подчиненность. В указанном пункте указываются сотрудники, поручения которых обязан исполнять специалист по делопроизводству, а также лицо, которому обязан подчиняться работник, то есть непосредственный руководитель. Традиционно, непосредственным руководителем делопроизводителя является руководитель организации/директор фирмы/начальник отдела;
• Ответственность. Еще один немаловажный пункт инструкции – это ответственность, предусмотренная за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, традиционно это дисциплинарная ответственность – выговор, например, и материальная – депремирование и штрафы;
• Вышеперечисленные пункты могут быть дополнены  еще целым рядом отдельных, специфических положений, ориентированных на специфику деятельности организации.

Скачать образец резюме кадровика:

Дидык Юлия Михайловна(Yuliia M. Didyk)

Дата рождения: 23.02.1972 Город: Екатеринбург Моб. телефон: +7 (000) 000 00 00 E-mail: 0000@gmail.com

Цель: Замещение вакантной должности кадровика.

Образование:

сентябрь 1995 г. – июнь 1999 г., Институт управления персоналом, факультет «Управление персоналом», г. Екатеринбург, специальность «Кадровый учет», диплом бакалавра (дневное отделение).
сентябрь 1999 г. – май 2000 г., Академия психологии и социологии, г. Екатеринбург, факультет «Психология в бизнесе», специальность «Работа с персоналом», диплом специалиста (заочное отделение).

Дополнительное образование:

июль – декабрь 2005 г. — Курсы «1С-Зарплата и кадры», Центр профессий, г. Екатеринбург.
июнь 2010 г. — Летний интенсив «Кадровый минимум», Центр профессионального развития «Аскон», г. Уфа.
март 2012 г. — Семинар «Трудовые отношения в свете последних изменений законодательства», Центр саморазвития, г. Екатеринбург

Опыт работы:

Инженер по организации труда

май 2000 г. – май 2001 г. Прохождение годовой практики в ЗАО «ТЕХНО», г. Екатеринбург.
Функциональные обязанности:
— разработка и ввод норм трудовых затрат по разным видам работ;
— определение нормы времени (выработки) на разовые и дополнительные работы, связанные с отклонениями от технологических процессов;
— определение численности работников предприятия в соответствии с отраслевыми нормативами численности;
— контроль своевременного ознакомления работников с новыми нормами трудоемкости;
— инструктаж работников по освоению новых нормативов.

Специалист по кадрам

февраль 2002 г. – октябрь 2009 г., Компания «Элекон», г. Екатеринбург.
Функциональные обязанности:
— ведение учета личного состава предприятия (50 чел.);
— оформление приема, перевода и увольнения работников;
— формирование и ведение личных дел работников;
— заполнение, ведение учета и хранения трудовых книжек;
— ведение учета предоставления отпусков работникам;
— оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия;
— ввод информации о численности персонала и его перемещении в банк данных.

Кадровик

март 2010 г. – настоящее время, ООО «Бизнес Континент», г. Екатеринбург.
Функциональные обязанности:
— ведение кадрового делопроизводства (приём, перевод, увольнение сотрудников) согласно законодательству о труде, положениям, инструкциям и приказам руководителя предприятия;
— проведение аттестации персонала;
— ведение личных дел сотрудников (150 чел.), его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;
— ведение архива личных дел, подготовка их к сдаче в государственный архив;
— разработка штатного расписания;
— ведение графика отпусков сотрудников;
— разработка должностных инструкций.

Профессиональные навыки:

— Уверенный пользователь ПК;
— Знание MS Office, 1С «Зарплата и кадры»;
— Знание законодательства Российской Федерации об охране труда;
— Опыт в оперативном поиске информации в сети Internet;
— Опыт управленческой работы;
— Опыт организаторской работы;
Владение языками: русский — свободно; английский – продвинутый уровень.

Личные качества:

Коммуникабельность, высокая ответственность, уравновешенность, инициативность, организаторские способности. Легко обучаюсь, готова к переподготовке, дополнительным курсам.

Дополнительные сведения:

Семейное положение: замужем.
Дети: есть.
Возможность командировок: нет.
Хобби: семейный туризм.

Скачать образец резюме
Создать резюме онлайн

Надеемся, что составленный нами образец резюме на должность кадровика, помог вам в создании своего резюме на работу. Вернутся в раздел примеры резюме. Благодарим за то, что воспользовались нашим сайтом Master-Rezume.com.

Перспективность профессии

Любой бизнес, даже мелкий, сегодня тесно связан с немалым количеством бумаг и документации, поэтому профессия делопроизводителя продолжает оставаться востребованной. В крупных городах организаций, компаний и частных предпринимателей, испытывающих потребность в соответствующих специалистах, очень много. Так что без работы здесь остаться сложно, особенно имея хорошее образованием и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства дают возможность стать личным помощником руководителя (фактически его правой рукой), офис-менеджером либо секретарем. Это значительно увеличивает шансы на трудоустройство.

Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия делопроизводитель подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем пройти тест на профориентацию от Профгид. Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь. Узнать больше >>

Как составить правильное резюме на работу? Шаблон образец и пример резюме помогут вам создать резюме

Ниже указаны профессиональные навыки и умения офис-менеджера. В небольших компаниях офис-менеджер и секретарь также могут выполнять обязанности кадровика. Эта особенность учтена в данном перечне. Вы можете выбрать из него те должностные обязанности, которые подойдут для вашего резюме.

• ввод текущей информации в базу данных;
• ведение деловой переписки и телефонных переговоров;
• ведение делопроизводства;
• ведение и оформление протоколов собраний и совещаний;
• ведение кадрового учета; обязанности секретаря,
• ведение табеля учета рабочего времени персонала;
• встреча и размещение посетителей;
• выдача справок о зарплате и трудовом стаже;
• выписывание доверенностей;
• выполнение копировальных работ;
• выполнение работ по обеспечению кадровой деятельности компании;
• выполнение работ по обеспечению сотрудников компании канцелярскими принадлежностями; должностные обязанности офис-менеджера и секретаря;
• выполнение работ по подготовке собраний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников), ведение и оформление протоколов;
• выполнение служебных поручений руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности компании;
• закупка канцелярских и хозяйственных товаров;
• запись посетителей по телефону;
• консультирование клиентов по предоставляемым услугам;
• контроль за выполнением сотрудниками приказов и распоряжений руководства;
• контроль качества подготовки и правильности составления документов, представляемых на подпись руководству;
• копирование документов на ксероксе;
• обеспечение жизнедеятельности офиса;
• обеспечение контроля за сохранностью материальных ценностей;
• обеспечение своевременного рассмотрения документов, передаваемых руководителю на подпись; должностные обязанности офис-менеджера и секретаря;
• обеспечение сохранности документов и сдача их в установленные сроки в архив;
• обеспечение финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
• оперативный поиск необходимой информации в сети Интернет;
• организационная подготовка собраний и совещаний;
• организация командировок руководства: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;
• организация приема посетителей;
• организация проведения телефонных переговоров руководителя;
• организация рекламных акций компании;
• осуществление контроля за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства; должностные обязанности секретаря;
• отправка исходящей корреспонденции;
• оформление договоров;
• оформление документации;
• оформление документов на командировки, командировочных удостоверений;
• оформление листков нетрудоспособности;
• оформление личных дел сотрудников;
• оформление приказов;
• оформление трудовых книжек;
• подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
• прием документов и личных заявлений на подпись руководителя;
• прием и распределение входящих звонков;
• прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• прием посетителей;
• прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, ее передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
• прием телефонных звонков, фиксирование и передача служебной информации руководителю;
• прием, учет, регистрация и хранение документов;
• проведение инвентаризации;
• проведение поиска персонала;
• проведение предварительных консультаций клиентов по телефону;
• проведение телефонных переговоров;
• проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования;
• проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или уничтожение;
• работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• работа с мини АТС;
• работа с оргтехникой;
• работа с электронной почтой и Интернетом;
• размещение рекламы в журналах, Интернете и информационных справочниках;
• распечатывание материалов необходимых для работы руководителя;
• сбор, обработка и предоставление информации и документов необходимых для принятия решений и доведение их до непосредственных исполнителей;
• своевременное доведение до сведения руководителя полученной в его отсутствие информации;
• составление должностных инструкций;
• составление писем, запросов, подготовка ответов на полученные письма;
• составление реестров;
• составление штатного расписания;
• табелирование.

Ключевые навыки секретаря

В некоторых случаях работодателю требуется, например, не просто секретарь, а секретарь-референт. И в этом случае на человека, занимающую такую должность, накладывается немного больше обязанностей, к примеру:

1. Подготовка докладов, проектов, документов.
2. Сбор информационно-аналитических материалов, и т.д.
3. Нередко секретарю-референту нужно знание конкретного иностранного языка.

И в этом варианте соискателю на такую должность в данном разделе нужно перечислить свои ключевые навыки, такие как:

• Знание делопроизводства.
• Умение пользоваться офисной оргтехникой.
• Способность хранить конфиденциальную информацию.
• Знание офисных компьютерных программ Word, Excel, PowerPoint, Outlook и пр.
• Умение пользоваться электронной почтой и т. д.

Данный раздел можно опустить, если такие навыки соискателя уже отображены в разделе «Достижения и навыки», или выделить отдельно раздел достижений и раздел навыков.

Профессиональные качества секретаря

К профессиональным качествам секретаря можно отнести, те качества, которые характеризуют его знания и опыт работы, а также приобретенные навыки за время своей трудовой деятельности. Работодатель, обычно ищет секретаря, обладающего следующими качествами, свидетельствующими о профессионализме соискателя:

1. Свободное владение английским языком.
2. Знакомство с деловым этикетом.
3. Умение пользоваться офисными программами, редакторами, Paint и Photoshop и навыками дизайна In Design.
4. Способность проведения переговоров и общения с первыми лицами.
5. Опыт трудовой деятельности в многозадачном режиме, готовность к сверхурочному труду.
6. Способность выделения приоритетов, оперативность в трудовой деятельности.
7. И конечно же – умение быстро набирать текст.

Пример заполнения данного раздела расположен ниже

Перспективы повышения

Профессия делопроизводитель предполагает 2 варианта развития сотрудника. Какой путь предпочесть, во многом зависит от личностных характеристик специалиста и от его амбициозности, напористости.

Выбирая горизонтальный путь развития, сотруднику необходимо развиваться в своей сфере. Постоянно обновлять свою компетентность и знания в делопроизводстве. Допустимо освоить смежные профессии – библиотечное дело, архивоведение или кадровое делопроизводство.

Карьерный рост по вертикали дает сотруднику возможность получить должность руководителя общего отдела или начальника канцелярии организации. Талантливые делопроизводители в будущем могут получить место директора отдела по управлению делами компании.

Делопроизводитель – профессия актуальная и с годами востребованность ее только растет, ведь документооборот компаний, хоть и переходит на электронный формат, меньше не становится. Особенно это касается крупных организаций. Высшее образование и опыт работы дают возможность делопроизводителю трудоустроиться не только по своей специализации. Вполне можно рассчитывать на место секретаря, офис-менеджера или личного помощника руководителя, который имеет расширенный функционал, хороший заработок и престиж среди коллег.

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель играет важную роль в упорядочивании и систематизации деятельности не только непосредственного руководителя, помощником коего является, но и в организации обратной связи между начальником и подчиненными, исполнителями и заказчиками, обеспечении эффективного документооборота внутри фирмы и между ее структурными подразделениями. В связи с этим в его обязанности входят следующие пункты:

• ведение телефонных и личных переговоров с клиентами, прием входящей документации, факсов, телефонограмм и т.д., обработка и переадресация исходящих документов, доведение распоряжений непосредственного руководителя до сведения заинтересованных лиц;
• назначение и организация встреч руководителя с заказчиками, партнерами и сотрудниками фирмы;
• прием и регистрация посетителей с обеспечением их комфортными условиями во время ожидания, информирование по вопросам, находящимся в компетенции секретаря;
• ведение отчетной документации установленного образца, обеспечение документооборота в рамках действующего законодательства, создание архива документов, писем и т.д.

Как видно из вышеописанного функционала, спектр деятельности секретаря делопроизводителя достаточно разнообразен. Кроме исполнения означенных в этом перечне обязанностей, от секретаря, являющегося, по сути, лицом компании, требуется наличие таких качеств как:

грамотная внятная речь, умение ясно излагать свои мысли;

воспитанность, аккуратность, внимание к деталям;
доброжелательность, толерантность, приятный внешний вид;
знание делового этикета и этикета межличностного общения.

Образец должностной инструкции документоведа

1. Общие положения

1. Документовед включается в разряд специалистов.
2. На должность:
   • документоведа принимается лицо, получившее высшее профобразование, требования к стажу работы отсутствуют;
   • документоведа II категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и стажем труда на этой должности от 3 лет;
   • документоведа I категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и трудовым стажем на позиции документоведа II категории от 3 лет.
3. Специалист, принятый на должность документоведа, должен иметь такие знания:
   • законы РФ, постановления, приказы и иные нормативные бумаги вышестоящих инстанций, связанные с документационным обеспечением управления;
   • нормы и алгоритм планирования и процесс работы на базе компьютерной техники своего отдела;
   • способы и методы изучения, разработки и улучшения документационных сервисов организации;
   • правила формирования, распределения, хранения, экспертизы ценности бумаг;
   • создание и правильное ведение архивного дела;
   • нормативные и методические бумаги по проектированию и применению АИС своего отдела;
   • начальные навыки программирования;
   • ведущий опыт в своей профессиональной области как российский, так и зарубежный;
   • основы экономики, организации труда и управления;
   • нормы законов РФ о труде;
   • Правила внутреннего трудового распорядка хозяйствующего субъекта;
   • требования и нормы пожарной безопасности и охраны труда.
4. Документовед во время своей работы опирается на:
   • Устав (Положение) организации;
   • должностную инструкцию;
   • иные акты и бумаги, связанные с задачами документоведа в компании.
5. Начальником указанного сотрудника является ______________________.
6. Во время отсутствия документоведа на своем рабочем месте (по причине болезни или отпуска) его трудовые функции передают выбранному руководством лицу, которое получает вместе с тем права документоведа и будет нести ответственность за неполное или недобросовестное выполнение своей работы в период замещения.

2. Должностные обязанности

В список рабочих задач сотрудника входят нижеуказанные:

1. Создание и внедрение технологических процессов работы с бумагами и документной информацией на основе работы с ЭВМ и оргтехникой (сюда входят учет, контроль исполнения, оперативное хранение, консультативная деятельность).
2. Работа над совершенствованием деятельности своего отдела, контроль состояния делопроизводства в компании.
3. Подготовка предложений и мер по внедрению эргономических условий работы, рационализации рабочих мест персонала своего отдела.
4. Создание сервисов документации и табелей бумаг различного назначения и уровня управления.
5. Организация внедрения сервисов по работе с важными бумагами.
6. Участие в классификации состава бумаг и информационных показателей, уменьшении их числа и улучшении документопотоков.
7. Отбор документов, направляемых на государственное хранение, соблюдение хранения и участие в экспертизе ценности бумаг своего предприятия.
8. Изучение, анализ и обобщение ведущего опыта в сфере документационного обеспечения управления, создание нормативно-методических инструкций для других работников по вопросам документационного обеспечения.
9. Вместе с руководством участвовать в процессах подбора, распределения и повышения квалификации персонала своего отдела.

3. Права

Сотрудник при выполнении своей работы наделен следующими полномочиями:

1. Принимать участие и выражать свое мнение в обсуждении проектов решений начальства.
2. С одобрения своего руководителя привлекать персонал к совместному решению поставленных перед ним задач.
3. Требовать от персонала других отделов компании нужные сведения и бумаги.
4. Участвовать в решении вопросов начальства относительно исполняемых трудовых функций.
5. Требовать от администрации компании оказания помощи в решении некоторых рабочих задач.

4. Ответственность

Сотрудник, принятый на должность документоведа, несет ответственность:

• за неполное и некачественное выполнение своей работы, — в порядке, зафиксированном в трудовом законодательстве РФ;
• за ошибки и преступления, совершенные во время своей работы, — согласно нормам, описанным в действующем административном, уголовном и гражданском законодательстве РФ;
• за причинение материального вреда — в соответствии с нормами, закрепленными действующим трудовым законодательством РФ.

Расскажите о себе

Дополнительные сведения о себе помогут занять позицию, отличную от ваших конкурентов на замещение вакансии. Пишите кратко, используйте сильные глаголы, избегайте мечтательного пафоса. Помните, надо отмечать то, что ищет наниматель.

Пример заполнения блока «О себе»:

Собрана, уравновешена, грамотно организовываю процессы, распределяю задачи между исполнителями. Довожу все проекты до логического завершения. Серьезно отношусь к должностным обязанностям. Имею большой опыт планирования, оперативной корректировки графика руководителей, переговоров, презентаций. Организовывала встречи с первыми лицами компаний.