Как правильно пишется пояснительная записка: структура и содержание

Структура и содержание документа

Требования к структуре пояснительной записки к техническому проекту по ГОСТ 34 устанавливаются РД 50-34.698-90. В общем случае документ должен состоять из следующих разделов:

1 Общие положения1.1 Наименование проектируемой АС и наименования документов, их номера и даты утверждения, на основании которых ведется проектирование АС1.2 Перечень организаций, участвующих в разработке системы, сроки выполнения стадий1.3 Цели, назначение и области использования АС1.4 Подтверждение соответствия проектных решений действующим нормам и правилам техники безопасности, пожаро- и взрывобезопасности1.5 Сведения об использованных при проектировании нормативно-технических документах1.6 Сведения о НИР, передовом опыте, изобретениях, использованных при разработке проекта1.7 Очередность создания системы и объем каждой очереди
2 Описание процесса деятельности
3 Основные технические решения3.1 Решения по структуре системы, подсистем, средствам и способам связи для информационного обмена между компонентами системы, подсистем3.2 Решения по взаимосвязям АС со смежными системами, обеспечению ее совместимости3.3 Решения по режимам функционирования, диагностированию работы системы3.4 Решения по численности, квалификации и функциям персонала АС, режимам его работы, порядку взаимодействия3.5 Сведения об обеспечении заданных в техническом задании (ТЗ) потребительских характеристик системы (подсистем), определяющих ее качество3.6 Состав функций, комплексов задач (задач) реализуемых системой (подсистемой)3.7 Решения по комплексу технических средств, его размещению на объекте3.8 Решения по составу информации, объему, способам ее организации, видам машинных носителей, входным и выходным документам и сообщениям, последовательности обработки информации и другим компонентам3.9 Решения по составу программных средств, языкам деятельности, алгоритмам процедур и операций и методам их реализации
4 Мероприятия по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие4.1 Мероприятия по приведению информации к виду, пригодному для обработки на ЭВМ4.2 Мероприятия по обучению и проверке квалификации персонала4.3 Мероприятия по созданию необходимых подразделений и рабочих мест4.4 Мероприятия по изменению объекта автоматизации4.5 Другие мероприятия, исходящие из специфических особенностей создаваемых АС

Содержание документов является общим для всех видов АС и, при необходимости, может дополняться разработчиком документов в зависимости от особенностей создаваемой АС. Допускается включать в документы дополнительные разделы и сведения, объединять и исключать разделы.

Содержание документов, разрабатываемых на предпроектных стадиях по ГОСТ 34.601, и организационно-распорядительных определяют разработчики в зависимости от объема информации, необходимой и достаточной для дальнейшего использования документов.

Примечание

Эти и другие требования к структуре и содержанию пояснительной записки к техническому проекту по ГОСТ 34 подробнее см. РД 50-34.698-90

Как правильно написать записку

Понимание как пишется пояснительная записка важно для тех, кто работает с документами или занимается проектной деятельностью: служащие, студенты, экономисты, юристы. Стиль изложения информационного материала – деловой. Четко, лаконично, с использованием профессиональной терминологии, стандартных фраз и оборотов (ввиду сложившихся обстоятельств, в установленном порядке, проведенный анализ показал), стереотипных предложений, без личных местоимений

Формально и объективно, без личной оценки повествования

Четко, лаконично, с использованием профессиональной терминологии, стандартных фраз и оборотов (ввиду сложившихся обстоятельств, в установленном порядке, проведенный анализ показал), стереотипных предложений, без личных местоимений. Формально и объективно, без личной оценки повествования

Стиль изложения информационного материала – деловой. Четко, лаконично, с использованием профессиональной терминологии, стандартных фраз и оборотов (ввиду сложившихся обстоятельств, в установленном порядке, проведенный анализ показал), стереотипных предложений, без личных местоимений. Формально и объективно, без личной оценки повествования.

Составление пояснительной записки

Содержание зависит от цели ее подготовки. Для бухгалтерской отчетности в Налоговую службу требуется описание экономической деятельности организации, доходной и расходной части, материальной и нематериальной базы, задолженностей.

Для научной работы дается актуализация проекта: цель его создания, значимость. К техническому проекту – технические характеристики, область применения.

Кроме этого, к техническому проекту в описании присутствуют данные о функциональном назначении системы, объекта. Его составляющие и устанавливаемые между ними взаимосвязи, особенности взаимодействия. Описывается процесс деятельности и технические решения, как ввести систему в эксплуатацию, особенности разработки и применения.

При подготовке записки к проекту закона, распоряжения указывается нормативно-правовая база, разделы и подразделы, целесообразность его реализации. Порядок его принятия, размещения в СМИ, сроки вступления в силу. Основные положения, принципы, на которых базируется.

Пример объяснительной записки

Декану историко — филологическо-го факультета Орловой Н.И. от студентки 218 группы Ивлевой Г.П.

Объяснительная записка

Касательно пропуска занятий 22 октября 2011 года. Я, Ивлева Галина Петровна, пропустила 22 октября учебный день (3 пары и 1 практический семинар), в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Александровка. У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в центре функциональной диагностики, именно на такое обследование она прибыла в этот раз. 22 октября 2011 года ей неожиданно стало плохо, она стала задыхаться, я вызвала для мамы «Скорую помощь». Доктор сделал маме необходимые уколы и сказал, что ей нужно провести в покое целый день. Я решила не ходить на занятия, осталась наблюдать за состоянием мамы. Врач «Скорой помощи» Просянников А.В., по моей просьбе, написал записку о том, что мама нуждается в наблюдении. Записку от врача прилага ю. Прошу Вас учесть уважительную причину пропуска занятий.

Студентка 218 группы Ивлева Ивлева Г.П.

Оформляем текстовую часть

Текст располагается ниже заголовка на 3 или 4 интервала. Не допускается размещать заголовок либо подзаголовок внизу страницы, а текст на следующей. Небольшие опечатки допустимо исправлять с помощью белой краски или подчистки. Все листы, из которых состоит пояснительная записка к проекту по технологии, должны быть пронумерованы с указанием в содержании номеров листов, на которых начинаются подразделы. Заключительный лист с перечнем используемой литературы печатается отдельно, нумеруется наряду с остальными и включается в содержание.

Творческий проект, как правило, содержит иллюстрации в виде диаграмм, фотографий, рисунков и т. п. Их можно располагать в тексте или же каждый на отдельном листе. В первом случае изображение следует поместить как можно ближе к отрывку, который он иллюстрирует.

Удобнее всего расположить графические файлы в конце соответствующего текста или как приложение (отдельно после всей текстовой части). Нумерация во всех случаях должна иметь место.

Ошибки и расхождения по НДС

Налог на добавленную стоимость — это фискальное обязательство, в котором бухгалтеры допускают большую часть ошибок. В результате расхождения и неточности в отчетности неизбежны.

Самые частые ошибки, когда суммы начислений налога меньше суммы налогового вычета, заявленного к возмещению. По сути, причина данного расхождения — невнимательность лица, ответственного за выставление счетов-фактур или техническая ошибка при выгрузке данных.

В пояснительной записке укажите следующую информацию: «Сообщаем, что в книге покупок ошибки отсутствуют, данные внесены верно, своевременно и в полном объеме. Данное расхождение произошло из-за технической ошибки при формировании счета-фактуры №____ от «___»______ 20___г. Налоговая отчетность была скорректирована (указать дату отправки корректировок)».

Правила написания текстовой части

Особые требования предъявляют к текстовой части документа. Она должна быть написана в строгом соответствии с правилами вуза, в котором учится студент. В большинстве случаев используют следующие правила:

1. Если сдаётся печатный вариант документа, то он должен быть выполнен стандартным шрифтом Times New Roman.
2. Для выделения заголовков запрещается использовать жирный шрифт или курсив.
3. Текст основной части нужно выравнивать по ширине.
4. Если в тексте приведены таблицы, то они должны быть пронумерованы и подписаны.
5. Все используемые аббревиатуры должны соответствовать общим стандартам.
6. Излагать мысли студент обязан последовательно. Запрещено перескакивать с одной темы на другую и указывать информацию, относящуюся к другим разделам или пунктам.
7. Все данные должны быть достоверными. Также запрещается использовать информацию из непроверенных источников, которая может быть выдуманной автором.
8. Все измерения и расчёты должны проводиться в единицах системы СИ.

Пояснительная записка к проекту по технологии

Допустим, нам с вами предстоит защищать работу творческой направленности. Приведем пример пояснительной записки к проекту по технологии. В такой работе учащийся демонстрирует навык использования теоретической информации, для чего подбирает материал с обоснованием выбора тематики, содержанием исторических сведений, установленных нормативов расходов требующихся материалов и прочей нужной информации.

Основное содержимое делится на разделы и подразделы, каждый из них начинается на новом листе. Все подразделы содержат обоснование выбора вариантов исполнения и обязательные меры по технике безопасности. Рекомендуется заполнять страницу полностью. В заголовках слова не переносятся. В случае длинного заголовка они разделяются.

Что входит в пояснительную записку

Узнайте стоимость нашей помощи в написании работы прямо сейчас Заполните всё, что вы знаете о вашей работе, а наши эксперты её оценят

По сути, пояснительная записка является описанием исследовательской работы, осуществленной в рамках дипломного проекта. При этом, пояснительная записка не особо отличается по объему от самого диплома — она должна состоять из 60-100 страниц машинописного текста.

Документ должен иметь следующую структуру:

1. Титульный лист. Это первая страница работы. Судя по ее оформлению может сложиться и общее впечатление обо всей работе. Образец титульной страницы устанавливается учебным заведением. После прохождения преддипломной практики, студент получает этот лист на выпускной кафедре. Он может заполняться и от руки. Обязательно должен содержать подпись студента и руководителя работы. Кроме того, на нем должна быть и подпись заведующего выпускающей кафедрой и декана. Сверху по центру на титульном листе должны отображаться названия министерства и учебного заведения, название документа и тема, ФИО того, кто написал работу, ФИО руководителя, его ученая степень и звание, информация о допуске, название города и года написания работы;
2. Задание для дипломной работы. Это следующая составная работы, которая идет после титульной страницы. Для задания так же существует единый бланк, который заполняется по всем пунктам и подписывается как и титульный лист, но еще и консультантами;
3. Аннотация к работе (русский вариант). Следующей будет аннотация, которая занимает 1 страницу. Главные характеристики – краткое, но существенное изложение главной информации. В аннотации студент должен указать сведения о себе и о работе, а так же рекомендации по применению информации на практике. Студент ставит свою подпись;
4. Аннотация к работе (английский вариант). Аналог предыдущего пункта, только на английском или на языке, который изучался студентом;
5. Содержание. В этом пункте указывается структура работы со всеми элементами. Содержание размещают на отдельной странице. Само слово «Содержание», выделив полужирным, размещают посередине вверху и пишут его с большой буквы. Оформлять содержание необходимо с учетом всех норм относительно шрифта и интервала;
6. Замечания. Если в результате нормоконтроля были выявлены замечания, которые соответствуют ГОСТ 2.111, то их выносят на отдельный лист и размещают сразу после содержания;
7. Введение. Это короткая характеристика проблемы, над которой работали и ее актуальность на момент написания.

Важно соблюдать порядок вышеперечисленных блоков, даже если какой-либо из них пропускается. В пояснительной записке должны содержаться все необходимые материалы, позволяющие в полной мере оценить качество проведённого исследования, а также максимально должны быть представлены итоги исследования

Помимо вышеизложенного, в пояснительной записке должна быть отражена следующая информация:

В пояснительной записке должны содержаться все необходимые материалы, позволяющие в полной мере оценить качество проведённого исследования, а также максимально должны быть представлены итоги исследования. Помимо вышеизложенного, в пояснительной записке должна быть отражена следующая информация:

• актуальность темы;
• объект;
• предмет;
• цель;
• метод, по которому производился сбор информации;
• описание проблемы (краткое);

1. теория. Основная информация, которая была отобрана и подытожена в процессе подбора источников (1 глава);
2. практическая часть. Примеры, которые можно применить на практике, чтобы проверить теорию;
3. заключение к работе. Это итоги всей работы, которые пишутся по абзацу на каждый пункт содержания в логической последовательности;
4. список литературы и источников, которые использовались. Список источников составляется по мере появления их в тексте работы. В списке должно быть как минимум 40 источников;
5. пронумерованные приложения с названиями – все дополнительные материалы к тексту пояснительной записки (схемы, документы, таблицы, графики и т.д).

Оформляя пояснительную записку необходимо соблюдать следующие стандарты:

• 14 шрифт;
• шрифт Times New Roman (Arial);
• интервал 1,5;
• выделение заголовков полужирным начертанием;
• выравнивание по ширине;
• поля: правое – 1,5; левое – 2, 5; нижнее и верхнее – 2;
• односторонняя печать;
• нумерация страниц внизу по центру;
• титульный лист без номера.

Что такое пояснительная записка?

Деловые бумаги играют в нашей жизни не последнюю роль. И любой сотрудник, студент или научный работник рано или поздно сталкивается с необходимостью написания пояснительной записки. Предусмотрена такая записка для разных случаев, она представляет собой документ, сопровождающий дипломную работу, а также другой научный труд, бухгалтерский отчет или документ для налоговой. Само содержание пояснительной записки определяется тем, к какому документу или научной работе она прилагается.

Если мы говорим о бухгалтерской отчетности, в документе описывается:

• Деятельность компании;
• Доходы или расходы;
• База нематериального характера и материального;
• Задолженности и т.п.

Пояснительная записка, созданная для научного труда, отражает цель создания труда, его значимость и актуальность. Для технического проекта обязательно указывается область использования и технические параметры, а также данные о предназначении системы или объекта.

Такой документ изначально создавался для того, чтобы пояснять содержание других бумаг. В учебных заведениях при сдаче дипломной работы студенты всегда прикрепляли пояснительную записку, чтобы пояснить включенные в нее сведения. С такой запиской комиссии легче понять суть сложных моментов. Документ является дополнением к основной части чего-либо, тезисным описанием. Содержание записки определено типом документа, к которому ее следует приложить.

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу

В соответствии с приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н, сотрудники бухгалтерии составляют бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках с пояснительной запиской для сдачи бухгалтерской отчетности.

Подробнее о пояснительной записке к балансу мы писали в статье

Пояснения к отчетным документам должны полностью раскрывать все сведения, касающиеся политики организации, необходимые для оценки ее финансового положения и результатов деятельности.

В пояснительной записке бухгалтер фиксирует сведения о наличии в течение отчетного периода:

• нематериальных активов;
• основных средств;
• финансовых вложений;
• выпущенных акций;
• затрат и прибыли;
• дебиторской и кредиторской задолженности.

Таким образом, каждая пояснительная записка (к дипломному проекту, в налоговую службу, к бухгалтерскому балансу) имеет свою специфику в зависимости от ее получателя и цели составления.

В КонсультантПлюс есть множество готовых решений, в том числе о том, нужно ли сдавать с бухгалтерской отчетностью пояснительную записку.  Если у вас еще нет доступа, вы можете оформить его бесплатно, на временной основе! Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+. 

Бланк пояснительной записки к бухгалтерскому балансу

посмотреть

скачать

Еще больше материалов по теме в рубрике: «Пояснительные записки».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Что такое пояснительная записка, правила ее написания

Пояснительная записка — это документ, позволяющий получить общие сведения об исследовательском проекте, бухгалтерской, налоговой и прочей документации.

Содержание пояснительной записки зависит от документа, к которому она прилагается.

Начнем с общих правил написания, а затем, расскажем о специальных требованиях для специальных случаев.

Законодательство не содержит жестких требований к написанию пояснительных записок, но это не значит, что нужно игнорировать общие правила работы с деловыми документами.

Пояснительная записка всегда составляется в письменной форме, но обычно печатается на стандартном листе формата А4. Документ может включать в себя несколько страниц, которые переплетаются прозрачной обложкой. Страницы записки нумеруются: нумерация начинается с титульного листа (но на нем не проставляется), номер указывается по центру нижнего поля каждой страницы.

Текстовое содержание пояснительной записки делится на ряд структурных элементов, в число которых входят разделы, подразделы, пункты, подпункты и перечни.

При написании пояснительной записки важно следить за соблюдением официально-делового стиля повествования. Необходимо, чтобы информация в документе излагалась однозначно, кратко, четко и лаконично

Использованная в тексте терминология и аббревиатура должны строго соответствовать установленным стандартам.

Допускается оформление приложений к пояснительной записке. Обычно в приложения выносят сведения о содержащихся в пояснительной записке таблицах, схемах, чертежах и графиках. Также приложение может содержать обоснования, методики, расчеты и список дополнительных бумаг, использованных при разработке документа.

Правила написания служебной записки мы рассматривали в отдельной статье.

Последовательность написания пояснительной записки

Введение

Данная часть пояснительной записки является простой и наиболее понятной для любого студента. Введение содержит в себе объяснение актуальности выбранной темы исследования, поставленные цели и задачи, объект и предмет исследования, а также содержит новизну, теоретическую и практическую значимость, описание методики работы.

Основная часть исследования

Центральное место в пояснительной записке отведено основной части, где содержится информация о проведенном исследовании: аргументы выбора темы работы, этапы исследования, выявленные проблемы и мероприятия, для их решения. 

Основная часть пояснительной записки делится на несколько ключевых блоков.

Теоретическая часть, где студент анализирует все источники, которые были использованы в работе, раскрывает суть проведенного исследования, актуальность, а также значимость темы в современных условиях, излагает собственное мнение.
Аналитическая часть, где проводится анализ проблем, связанных с объектом исследования. Как правило, в технических работах исследование проводится с помощью информационных технологий и универсальных математических моделей

При этом в данном разделе важно не только определить ключевые проблемы, но и выделить методы их решения.
Проектная часть, где максимально подробно описываются все предложенные варианты решения проблем на базе проведенного анализа. Также в данном разделе студент указывает варианты использования данных решений в практической деятельности.
Экономическая часть, где студентом проводится оценка эффективности предложенных вариантов, осуществляется расчет стоимости затрат на решения и времени на их окупаемость.
Графическая часть, где прикладываются все имеющиеся графики, чертежи, схемы, таблицы и т.д.

В случае, если студент разработал определенный проект, помимо его детального описания, необходимо также провести оценку работоспособности данного проекта.

Приложения

В любой работе могут содержаться приложения, которые структурно делятся на три вида:

1. Приложения, являющиеся продолжением работы: формулы, схемы, расчеты, графики и т.д.
2. Приложения, являющиеся дополнительным материалом: раздаточный материал для аттестационной комиссии, слайды презентации и т.д.
3. Приложения, являющиеся копией самой пояснительной записки со всеми ее дополнительными материалами. 

Также следует запомнить, что весь иллюстративный материал, который выносится в приложения, должен в точности отражать текст основной работы.

Как написать пояснительную записку в дипломной работе

Пояснительная записка в дипломной работе может стать отдельной работой. Ее объем может составить 60-120 страниц. Однако в этот объем входят также: титульный лист, оглавление и библиографический список. Поэтому не стоит сразу же пугаться.

Содержание пояснительной записки зависит от того, на что делается акцент в дипломной работе. Например, если в ВКР сделан упор на теоретическую часть, то и в записке будет написано дополнение и комментирование различных теоретических аспектов.

Если же в дипломе главную роль играет практическая часть, то в пояснительной записке будет дано в большей части описание исследования, раскрытие методов и углубление в результаты работы.

Таким образом, чтобы написать пояснительную записку в дипломной работе, необходимо раскрыть или углубиться в ваше исследование. Лучше всего обсудить данный вопрос со своим научным руководителем. Он должен подсказать вам, о чем писать пояснительную записку.

В пояснительной записке к дипломному проекту должны быть: тема исследования и ее замысел, научные методы и расчеты, полное описание проведенных опытов и изучения научной проблемы, выводы и заключения, а также графические иллюстрации, таблицы и схемы.

Чем конкретно отличается пояснительная записка от самого дипломной проекта, так это главой «задание для дипломной работы».

Для чего нужна пояснительная записка в дипломной работе? Для того, чтобы отдать ее рецензенту и научному руководителю на оценку вместе с дипломным проектом. Также на защите диплома аттестационная комиссия больше ориентируется именно на пояснительную записку, потому что она содержит более сжатую и конкретную информацию, а также результаты исследования.

Только гуманитарные факультеты освобождаются от написания пояснительной записки. Но в некоторых вузах может быть принято писать записку и на факультетах журналистики и филологии. Все зависит от нормативных документов вашего вуза и факультета.

Рекомендуем узнать о том, нужно ли вам писать пояснительную записку или нет, у научного руководителя.

Особенности составления пояснения к дипломному проекту

Наиболее часто составляется пояснительная записка студентами, которые занимаются написанием диплома. Нередко члены аттестационной комиссии уделяют больше внимания этому документу, а не всему дипломному проекту. Записка содержит сжатые сведения о теме, сути и особенностях диплома. В ней приводятся изыскания выпускника. Поэтому при составлении этого документа учитываются правила:

• обязательно в текст включаются выводы и основные моменты проекта;
• сведения должны соответствовать проведенному исследованию;
• указывается на выполнение задания куратора;
• текст согласовывается с научным руководителем.

Чтобы не допустить ошибок, рекомендуется сначала сделать план, который утверждается преподавателем. Только после этого составляется непосредственный текст, по которому в будущем формируется рецензия.

Как написать пояснительную записку

Следуя уже известным и проверенным примерам написания, к проекту и отчету подготовиться совсем несложно.

Общая пояснительная записка предусматривает составление четкого, лаконичного текста в деловом стиле, исключающим двоякое трактование.

Структурно документ делится на разделы, пункты, подпункты. В тексте помимо ясной структуры должны быть приведены перечни и списки.

Вступление записки должно по тексту ссылаться на исходные источники информации и сформулировать раскрываемый вопрос.

Ответственным за составление назначается отдельный работник из того же подразделения, которое отвечает за подготовку отчета – бухгалтерия, отдел аналитики, финансово-плановый, логистический отделы.

В основной части необходимо обеспечить четкое изложение, с приведением сравнения цифр и сведений из отчетности. В заключении подводят итоги, делая акценты на важнейших мыслях.

В конце документа должна стоять подпись исполнителя. Готовая записка вместе с основным отчетом отдается на подпись руководителю.

Требования к пояснительной записке

Следует придерживаться шаблонов и утвержденных методичек, предусмотренных на предприятии для оформления пояснительной записки.

Стандарты оформления:

• Оформляется в печатном виде.
• Книжная ориентация.
• Шрифт Times New Roman.
• Размер шрифта 12.
• Интервал полуторный.

Списки должны быть выделены жирным. По центру листа стоит нумерация (за исключением титульного листа).

Обычно при составлении придерживаются установленных на предприятии (в организации) правил, как писать пояснительную записку.

Основные пункты включают:

1. Введение.
2. Аннотация.
3. Разделы и их описание.
4. Проблематика, понятия.
5. Содержание основного документа.
6. Анализ результатов.
7. Выводы по проекту

Бывают дополнительные пункты, включаемые в записку в зависимости от специфики основного документа. Например, условные обозначения и сокращения включают при написании научной работы. Также используют раздел библиографии с приведением списка источников.

С этой статьей читают:

Юрист-эксперт сайта

Сергей Николаевич Пыщев. Юрист-эксперт сайта (опыт 6 лет)

Бесплатный вопрос юристу